Membres du bureau 

  Vue d’ensemble 

orsque des personnes se réunissent et décident de former une organisation ou une association et d’élaborer des statuts, elles sont tenues de créer un bureau qui suivra les statuts et s’assurera que l’organisation poursuit ses objectifs. Une structure organisationnelle solide est très importante pour s’assurer que l’organisation suit sa mission et atteint ses objectifs. Souvent, les membres du bureau siègent dans le bureau en raison de leur passion et de leur engagement envers une cause. Ils orientent l’organisation vers un bon avenir en suivant des politiques de bonne gouvernance et de gestion financière, et trouvent des ressources pour faire avancer sa mission. Ils doivent également adopter une approche active pour superviser l’organisation et prévenir les problèmes et les questions juridiques. 

Lors de l’Assemblée Générale, vos membres choisissent les membres du bureau. Les candidats doivent être nommés librement, et les membres ne doivent pas être forcés de voter. 

Les différents types de bureau 

Il existe plusieurs types de bureau différents : 

• Bureau exécutif 
• Conseil d’administration 
• Conseil consultatif 

Les bureaux exécutifs sont plus courants dans les petites organisations ou les groupes communautaires qui ne disposent pas des fonds nécessaires pour embaucher du personnel rémunéré. Les membres individuels du bureau exécutif mettent en œuvre les activités parce qu’ils n’ont pas de personnel. Une petite association peut ne pas survivre sans la participation active des membres du bureau. Par exemple, lorsque vous créez une association, vous avez besoin d’un bureau. Un bureau se concentre souvent sur la gestion de projets et effectue un travail direct dans la communauté plutôt que de répondre aux besoins de gouvernance. Si une organisation peut engager des employés, les responsabilités seront alors divisées pour les membres du bureau et pour les membres du personnel. 

Un conseil d’administration gère les affaires d’une organisation pour s’assurer qu’elles vont dans la bonne direction et qu’elles suivent les politiques. L’organe directeur est le groupe de personnes qui a le pouvoir et l’autorité de définir la politique et d’orienter la direction générale d’une organisation. C’est l’unité collective qui prend et met en œuvre les décisions au nom de ses membres et de l’organisation. 

Les membres du bureau existent parallèlement aux membres du conseil d’administration, et il est important de comprendre les différences entre ces deux grands types. Il y a beaucoup de chevauchement entre ces deux types de bureau. Une différence entre un bureau exécutif et un conseil d’administration est que les membres d’un bureau exécutif effectuent le travail de l’organisation et mettent en œuvre les activités, alors que les membres d’un conseil d’administration ne le font pas. Plutôt que d’effectuer un travail administratif, les membres d’un conseil d’administration supervisent et orientent ces activités. 

Un conseil consultatif est un organe qui fournit des conseils stratégiques à la direction d’une organisation ou d’une fondation. La principale raison de créer un conseil consultatif est de rechercher une expertise en dehors de l’organisation. Un conseil consultatif est souvent utilisé pour partager des informations, des idées et des conseils avec l’organisation. Il n’a généralement pas le pouvoir de prendre des décisions finales. 

Fonctions d’un bureau 

Les attentes à l’égard du bureau dépendent du type d’organisation et des membres du bureau, et de l’existence ou non d’un personnel capable d’effectuer le travail quotidien de fonctionnement de l’organisation. Le bureau doit être séparé du personnel. La gouvernance d’une organisation peut inclure des activités qui suivent la vision, la mission et les objectifs de l’organisation. Ces activités consistent par exemple à améliorer la vie de leurs membres, à s’assurer qu’ils respectent les statuts de l’organisation et à trouver des moyens d’étendre le travail de l’organisation et son expansion future. La gestion tend à inclure des activités quotidiennes telles que la comptabilité, le maintien des programmes et des services, les besoins financiers, etc. Ce sont les membres du personnel qui s’en chargent, si l’organisation peut les embaucher. 

On peut attendre du bureau qu’il fasse ce qui suit : 

Surveillance 

• Suivre la mission et la vision de l’organisation 
• Direction de l’organisation 
• Gestion interne  
• Gestion financière   

Action 

• Compléter les plans et rapports annuels 
• Avoir des politiques et des procédures organisationnelles en place 
• Programmes et services pour ses membres et la communauté 
• Collecter des fonds et trouver des ressources pour faire fonctionner l’organisation  
• Cour ou appel si les membres ont besoin d’aide  

Representation 

• Les intérêts et les besoins des membres auprès du gouvernement, de la communauté des personnes handicapées et de la société en général. 
• Bonnes relations avec la communauté 
• Partenariats avec d’autres organisations et entreprises  
• Offrir des conseils à ceux qui veulent travailler avec la communauté et améliorer les services. 

Rôles et responsabilités  

• Board members are responsible for overseeing the organisation’s activities.
• They meet regularly to discuss and vote on the affairs of the organization.
• Most organisations require an annual meeting with all board members present.
• Additional meetings are likely to take place throughout the year so board members can discuss and make other necessary decisions.
• Board memberships are not set up to be in permanent positions; most organizations have set up terms for board members, which are usually between two and five years.
• Officers of a board have more responsibilities and are voted by their members.
• Most of the organisations have roles of President, Secretary, and Treasurer.
• Officer roles and their terms should be specifically defined in the organisation’s statutes.
• It is a good idea to establish a system to complain about the board, if they do not fulfil their roles and responsibilities.
• One of the most important responsibilities for many boards is to hire a talented executive director and other staff to run the day-to-day management activities of the organization.

Les fonctions générales des responsables de bureau sont les suivantes : 

Président 

• Supervise les affaires du bureau et de l’organisation 

• Élu par les membres lors de l’Assemblée Générale 

• Représenter l’organisation lors d’événements officiels 

• Convoque les réunions du bureau et prépare l’ordre du jour de la réunion en collaboration avec le secrétaire. 

Vice-président 

• Assume temporairement les fonctions du président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci. 

• Prend le rôle de président s’il quitte son poste. 

• Lorsque le vice-président agit à la place du président, il a toutes les fonctions et responsabilités. 

Secrétaire 

• National and international correspondence
• Providing information about the organisation
• Filing of all the documents

• Tenir les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions

• May have an Assistant Secretary

Trésorier 

• Préparation du budget annuel 
• Préparation des rapports financiers 
• Responsabilité des transactions financières 
• Préparation des comptes 
• Collecte de fonds 
• May have a financial secretary instead of a Treasurer
• May have an Assistant Treasurer

Qu’est-ce qui fait un bon bureau ? 

La meilleure pratique consiste à trouver des personnes au sein de la communauté qui ont des passions et une expérience en phase avec la mission de l’organisation. Souvent, les nouvelles ou petites organisations ont des membres du bureau qui occupent des postes de direction, l’objectif étant que les membres du bureau soient séparés des membres du personnel rémunéré. Le bureau, en tant qu’organe directeur, doit se concentrer sur la mission, la stratégie et les objectifs de l’organisation. Les membres du personnel sont responsables de la mise en œuvre de la mission. Les réunions du bureau doivent être organisées régulièrement. Les sujets à l’ordre du jour doivent faire l’objet d’une discussion ouverte. Les décisions doivent être prises conformément aux statuts. 

Vous devez vous demander dans quelle mesure votre bureau est inclusif. Vous devez promouvoir activement l’égalité des sexes et la diversité. Vous devez connaître le niveau de participation des membres du bureau parmi les femmes sous-représentées. Comment pouvez-vous assurer leur participation ? Tous les membres du bureau participent-ils activement à la discussion et à la participation ? 

Il est important de créer un bureau avec une grande diversité de compétences. Par exemple, si vous avez une personne qui est prête et capable de créer et de planifier de nouvelles activités et une autre qui a de l’expérience dans la collecte de fonds, vous pouvez chercher d’autres membres du bureau qui ont de l’expérience dans la comptabilité, l’organisation des bénévoles ou d’autres compétences nécessaires. Les compétences ne sont pas le seul domaine dans lequel un bureau a besoin de diversité. Vous pouvez également tenir compte de la personnalité de chacun de vos membres. Essayez de repérer les membres dont les traits de personnalité se complètent. Par exemple, une personne très enthousiaste et pleine d’idées peut être un atout considérable lors des séances de brainstorming. Cela dit, vous avez également besoin d’un membre du bureau qui a tendance à planifier à l’avance et qui a le sens du détail. Ces traits de caractère se complètent mutuellement. 

Dans votre organisation, essayez d’inclure : 

Des personnalités différentes avec des compétences, des talents, des expériences, des intérêts et un milieu social différents qui peuvent profiter à l’association. 

La participation des membres et leur intérêt pour le travail du bureau. 

Le respect de l’autre et de ses idées. 

Écouter les autres et accepter des points de vue différents. 

Les membres avertis doivent être bien informés du travail de l’organisation, de ses objectifs et des problèmes qu’elle traverse. 

Structure dans laquelle les individus et les comités assument un rôle actif et approprié dans leur travail. 

Sens des priorités au lieu de perdre du temps avec des problèmes personnels. 

La force de prendre des décisions importantes et de s’y tenir, même si l’action est douloureuse. 

Le soutien financier doit être reçu avec l’aide des membres du bureau.

Le bureau doit être composé de personnes qui ont des qualités positives de leadership, de diplomatie et qui ont une vision claire de l’orientation de l’organisation. Ils doivent avoir l’esprit d’équipe et être capables d’inclure tout le monde dans l’organisation – le bureau, le personnel et les membres.  

Les Alliés entendants 

Il est considéré comme une bonne pratique et encouragé pour les organisations de personnes sourdes d’avoir des membres du bureau qui sont sourds ou malentendants. Certaines organisations ont des membres du bureau qui sont entendants et qui occupent le poste de vice-président ou de secrétaire, qui travaillent comme interprètes et d’autres qui aident à la gestion. Ils sont considérés comme des alliés entendants et peuvent être très importants et utiles pour l’organisation en tant que membres du comité ou du projet, membres du personnel ou partenaires (par exemple, une association d’interprètes). Il existe de nombreuses façons pour eux de soutenir l’organisation des personnes sourdes sans devenir membre du bureau.