Gouvernance

Vue d’ensemble

La gouvernance organisationnelle est le système de rôles/positions, de règles/politiques et de processus utilisés pour contrôler et diriger une organisation à court et à long terme. Il incombe au bureau de l’organisation de s’assurer que l’organisation suit une bonne gouvernance et qu’elle est capable de relever les défis éventuels. La bonne gouvernance exige une combinaison adéquate de membres du bureau capables d’assurer le leadership et la responsabilité, la mise en place de politiques de gouvernance, ainsi que la transparence du travail et des pratiques de l’organisation. Vérifiez auprès de votre ministère local ou de votre fédération d’organisations les principes, pratiques ou normes que votre organisation peut suivre pour assurer une bonne gouvernance. 

La bonne gouvernance comprend plusieurs éléments. Les plus importants d’entre eux sont la définition des objectifs, la transparence dans la prise de décision, un cadre solide de procédures et de politiques, la définition des rôles et des responsabilités, la planification stratégique, la gestion des risques, les responsabilités légales et statutaires, l’examen et le suivi des performances, les normes éthiques et les codes de conduite. La bonne gouvernance exige à la fois l’efficience et l’efficacité. L’efficacité signifie faire les bonnes choses. L’efficience signifie faire les choses de la bonne manière. 

La bonne gouvernance exige de fixer des objectifs et de les atteindre. Il s’agit d’objectifs à court et à long terme, de travailler à la réalisation de la vision et de la mission de l’association, de trouver des solutions aux problèmes et d’utiliser différentes stratégies. Ainsi, une bonne gestion et une bonne gouvernance aident l’association à travailler pour atteindre ces objectifs.  

Les pratiques de base de bonne gouvernance comprennent la documentation des informations partagées lors des réunions et des informations financières à partager avec les membres et le public. Elle est encouragée à : 

• Tenir les procès-verbaux de toutes les réunions du bureau et des réunions des comités qui sont autorisés à agir au nom du bureau, comme le comité exécutif. 
• Disposer de politiques écrites et les revoir chaque année pour prendre des mesures si nécessaire. 
• • Conflit d’intérêts 
  • Acceptation de Cadeau  
  • Compensation 
  • Communication 
• Approuver toute rémunération (comme celle du directeur exécutif ou du PDG). 
• Suivez vos exigences locales en matière de certification et de formulaires fiscaux ; rendez-les publics. 

Conflict management

Soyez préparé et sachez ce qu’il faut faire si un conflit d’intérêts survient dans votre organisation. Sortez la politique et discutez avec l’ensemble du bureau (et du personnel) des types de situations dans lesquelles un conflit peut survenir. Vous pouvez faire un jeu de rôle sur ce qui se passerait si l’un des membres du bureau révélait qu’il a un conflit d’intérêts. Veillez également à passer en revue toutes les politiques que votre organisation est censée suivre afin que tout le monde les comprenne et soit sur la même longueur d’onde. Une façon d’y parvenir est de fournir une orientation aux nouveaux membres afin qu’ils soient conscients des pratiques de bonne gouvernance dès le départ. Il est recommandé d’être inclusif et de promouvoir la diversité du personnel et des membres du bureau afin de garantir une perspective équilibrée et diversifiée. 

Chaque année, il est utile de procéder à une auto-évaluation du bureau et du rôle de chacun. Une façon de commencer est de demander à chaque membre du bureau de réfléchir à son propre rôle et à ses responsabilités et de voir s’il peut les assumer. Les membres peuvent discuter ensemble pour s’assurer qu’ils ont tous les mêmes attentes et se mettre d’accord sur la manière dont le bureau fonctionne dans l’organisation. Les résultats de cette évaluation permettront d’identifier les problèmes qui doivent être résolus, les compétences ou les personnes manquantes dans l’organisation, ainsi que d’autres besoins de l’organisation.    

Voici quelques exemples de questions que le bureau peut discuter ensemble : 

1. Votre bureau et votre organisation fonctionnent-ils selon un ensemble de politiques, de procédures et de lignes directrices que tous les membres connaissent ? 
2. Vos comités se réunissent-ils régulièrement ? 
3. Les réunions du bureau sont-elles bien suivies ? Combien de membres sont intéressés et assistent aux réunions ? 
4. Les membres de votre bureau nouvellement élus reçoivent-ils une orientation et comprennent-ils ce que l’on attend d’eux ? 
5. Les membres de votre bureau reçoivent-ils un ordre du jour et d’autres documents avant la réunion ? 
6. Et plus encore. 

Good governance

La gouvernance organisationnelle et la mise en œuvre du changement organisationnel (si nécessaire) nécessitent une approche technique ou adaptative, ou plus souvent, un mélange des deux : 

Solutions Techniques 

Un expert connaît la réponse et la solution 

Exemple 1 :  

Votre organisation a reçu une lettre du gouvernement qui stipule que vous devez faire l’objet d’un audit. Vous devez engager un auditeur expert pour le faire.  
 
Exemple 2 : 

Votre organisation est accusée d’un crime. Vous devez engager un avocat pour vous défendre.

Solutions Adaptatives 

L’homme doit changer ses croyances, ses valeurs et ses comportements. 

Exemple 1 : 

Les recettes financières de votre organisation ne sont pas bien organisées. Vos membres du bureau et vos membres doivent changer leur comportement et mieux organiser les choses.  

 Exemple 2 : 

Les membres du bureau de votre organisation arrivent toujours en retard aux réunions et n’accomplissent pas les tâches qui leur sont confiées. Pour changer cela, ils doivent s’améliorer. 

Comment changer votre organisation avec des méthodes adaptatives : 
– Rôles et responsabilités clairs 

– Définir des politiques et s’assurer que tout le monde comprend comment suivre les politiques 

– Communication claire 

– Recrutement et formation 

– Faire des plans d’action clairs. 

Prise de décision 

Règles démocratiques 

Toutes les organisations sont censées suivre des règles démocratiques où les décideurs peuvent être tenus responsables de leurs décisions et de leurs actions. Ils sont également tenus de respecter le règlement intérieur ou la constitution de l’organisation, ainsi que les rôles et responsabilités spécifiques. Une organisation démocratique n’exclut pas non plus la participation de personnes en raison de leur sexe ou de leur appartenance ethnique ou religieuse. Il doit également y avoir une représentation équitable des sexes et des ethnies. L’organisation doit mettre ses réunions, ses projets et ses services à la disposition de tous les membres de la communauté et permettre à chacun d’accéder à l’information. 

Leadership 

Une organisation forte nécessite un leadership efficace. Cela signifie que : 1) le leadership fournit la vision et l’orientation de l’organisation ; 2) il conduit les gens là où ils sont censés être ; 3) il se concentre sur l’utilisation des forces de l’organisation et du personnel et gère les faiblesses ; 4) il aborde les problèmes ou une situation de la meilleure façon possible et trouve une solution ; 5) il communique clairement et 6) il utilise de bonnes valeurs et une bonne éthique. Il existe deux types de leadership : le démocrate, élu par le peuple, et le dictateur, où le leader est imposé au peuple. Les dirigeants sont sélectionnés de différentes manières : 

• Élections (par exemple, le Président de l’Association) 
• Nomination (par exemple, Directeur, Ministre) 
• Héritage (par exemple, le Roi) 
• Par la force (s’imposer eux-mêmes) 
• Événements (en cas de crise, une personne peut émerger pour tenter de résoudre le problème) 

Leader	Dictator
Inspire la confiance	Ne se soucie pas
Respecte les autres	Veut que les autres le respectent
Écoute les autres	Fait les choses par lui-même
Montre l’exemple	Donne des ordres
Partager le travail avec les autres membres	Ne délègue pas le travail
Coopérative	N’est pas coopératif avec les autres
Transparent	Cache les informations

Un leadership réussi exige de se concentrer sur l’utilisation des forces et de gérer les faiblesses. La force n’est pas nécessairement synonyme de capacité : une capacité n’est une force que si vous voulez la faire de manière répétée, avec plaisir et avec succès. La force exige : 

• Talents – schémas de pensée, de sentiment ou de comportement naturellement récurrents. 
• Connaissance – faits et leçons apprises 
• Compétences – les étapes d’une activité 

Pour développer vos forces, vous devez identifier vos talents et les améliorer grâce à des connaissances et de nouvelles compétences. Mais n’ayez pas l’impression que vous devez être fort dans chaque partie d’un rôle pour réussir – concentrez-vous sur vos points forts et essayez d’identifier puis d’améliorer vos points faibles. 

L’éthique est également nécessaire pour un leadership fort – elle aide les leaders à trouver un équilibre entre la vérité et la loyauté et à être capables de travailler avec des individus, des groupes et la communauté. Un leader éthique sera également capable d’aborder les problèmes ou une situation de la meilleure façon possible et de trouver des solutions avec les autres personnes concernées. La communication est également un outil qui leur permet d’interagir et de travailler avec toutes les personnes concernées. Les leaders doivent comprendre comment communiquer avec les autres en se concentrant sur les points d’accord et en écoutant efficacement le message de toutes les parties. 

Lorsque votre organisation a besoin de développer le leadership, vous pouvez vous concentrer sur le développement du leadership stratégique. Commencez par poser les questions suivantes et en discuter : 

1. Comment prévoyez-vous de former davantage de dirigeants pour l’avenir ? Allez-vous former et encourager les jeunes ? Les bénévoles ? 
2. Comment allez-vous faire en sorte que votre organisation ne s’effondre pas, mais reste forte pendant 10, 20, 30+ ans ? 
3. Avez-vous besoin de planifier la formation d’un plus grand nombre de dirigeants ? 

Par exemple, vous devrez rechercher les membres qui peuvent assumer des rôles de leadership avant l’élection. Vous pouvez former les membres pour qu’ils se familiarisent avec le système et la philosophie de votre organisation. Offrez à vos jeunes des opportunités de développement telles que le Camp des Jeunes Leaders afin qu’ils soient impliqués dans le travail de l’organisation et deviennent de futurs leaders. Il est très important que vous réfléchissiez à la manière dont vous allez identifier les dirigeants potentiels et comment vous allez les soutenir dans leur développement. 

Il est important de connaître la gouvernance organisationnelle, le cycle du changement, les solutions techniques/adaptatives et la succession des dirigeants. Sans ces éléments, les rôles des membres de votre organisation ne seront pas clairs et ils perdront leur temps à se rejeter la faute. Si vous disposez d’une bonne gouvernance organisationnelle, vous vous améliorerez en tant que leader et deviendrez un modèle à suivre pour les autres. La gouvernance organisationnelle vous aidera à réaliser et à appliquer les compétences que vous possédez. 

Gestion Organisationnelle 

Plan 

En tant que président ou directeur de votre association, vous devez planifier ce qui doit être fait et suivi. Vous devez concevoir des stratégies pour atteindre les objectifs de votre association. Vous devez programmer les activités de l’organisation en établissant un calendrier des dates de début et de fin d’une activité. Ici, il est important de prévoir et d’estimer ce qui se passera à un moment donné : quand devez-vous demander des fonds ou des projets ? Quelle est la date limite pour le rapport d’un projet ? Quand est la Journée Internationale des Langues des Signes ou la Semaine Internationale des Personnes Sourdes et quand commence-t-on à planifier cette activité ? Le budget est également une partie importante de la planification ; ce qui doit être dépensé pour quoi, et combien pouvez-vous dépenser pour chaque activité. Il est important de développer des politiques et des procédures pour votre organisation, telles que des directives générales, des lois et des règlements que tout le monde devrait suivre ; et d’expliquer comment suivre les politiques. 

Organisez 

Vous devez organiser votre organisation. Décidez comment organiser. Développez des structures (par exemple, identifiez et regroupez les activités), déléguez et attribuez le travail, la responsabilité et l’autorité, afin que le personnel et les membres du bureau puissent utiliser pleinement leurs capacités et établissez des relations avec votre personnel et les membres du bureau. Encouragez les efforts de coopération.  

Diriger et gérer votre personnel 

Diriger votre organisation. Il s’agit de s’assurer que toutes les actions concourent à la réalisation de l’objectif. Recrutez des personnes qualifiées pour chaque poste. Dispensez des formations et apprenez aux gens comment remplir leurs fonctions et responsabilités. Supervisez votre personnel et les membres du bureau. Donnez-leur des instructions, des conseils et une discipline au jour le jour pour qu’ils puissent remplir les tâches qui leur sont confiées. Motivez votre personnel et les membres du bureau en répondant à leurs besoins ou en y faisant appel. Vous devez les écouter et garder à l’esprit qu’ils sont importants pour la survie de l’organisation. Si vous n’avez pas votre personnel et vos membres du bureau, comment une association peut-elle continuer à fonctionner ? Conseillez votre personnel en organisant des discussions privées avec chacun d’entre eux sur la façon dont ils peuvent faire mieux, résoudre un problème de personnel, et demandez-leur comment vous pouvez les aider. Communiquez avec eux. Échangez des informations entre le personnel et les membres du bureau sur les plans, les progrès et les problèmes. Prenez des décisions et agissez en conséquence. 

Évaluation 

Lorsque vous mettez en œuvre les activités et travaillez à la réalisation des objectifs et des buts de votre organisation, mesurez les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés. Fixez des normes, en décidant des niveaux acceptables de performance individuelle ou collective. Mesurez les performances en vérifiant la progression vers les objectifs au moyen de rapports formels et informels. Corrigez une tendance défavorable ou une erreur en prenant des mesures de contrôle. 

Gestion du temps 

Une bonne gouvernance inclut la gestion du temps : vous devez être efficace, avoir des objectifs et exécuter des tâches. Être efficace signifie identifier les moyens de contrôler votre temps, de hiérarchiser vos activités, de reconnaître qui et quoi vous fait perdre votre temps, de faire la bonne chose au bon moment et de contrôler les interruptions. Ayez des objectifs et gérez vos tâches. Vous devez décider de ce qui est important en vous fixant des objectifs. Classez vos objectifs par ordre de priorité et fixez des délais pour les réaliser. Décomposez chaque objectif en sous-tâches. Inscrivez vos tâches dans votre calendrier, par exemple, heure/mois. Vous devriez rédiger des listes de tâches pour vous-même et pour les membres de votre bureau ou votre personnel. Décidez du temps que vous pouvez consacrer à une tâche.