Communication externe et interne 

Introduction : Qu’est-ce que la communication et pourquoi est-elle importante ? 

Le mot communication vient de communicare, qui est un mot en latin. Il signifie partager des informations. La communication peut être trouvée partout et à tout moment entre tous les êtres vivants et créatures possibles. La communication interne fait référence à la communication au sein de l’organisation. Il peut s’agir, par exemple, de la communication entre le responsable du plaidoyer et le directeur. Cela signifie que la communication a lieu entre les membres du personnel de l’organisation. La communication externe restreint le champ, car elle se concentre sur la communication entre l’organisation et les autres. Les “autres” peuvent être des parties prenantes, des clients ou d’autres organisations – ce qui signifie que l’organisation communique avec le monde extérieur. 

Travailler avec les communications externes 

Ce chapitre se concentre sur la communication entre votre organisation et les personnes extérieures à votre organisation. Il peut s’agir par exemple de la communication entre les clubs de personnes sourdes et leurs membres, les parties prenantes et d’autres acteurs d’intérêt. La communication externe est importante, car elle joue un rôle majeur en montrant au monde qui est votre organisation. Elle informe le monde extérieur sur l’organisation et partage des histoires. Elle aide le monde à comprendre l’organisation et guide par exemple les membres. En d’autres termes, la communication externe aide l’organisation à obtenir une certaine valeur. Une organisation dépend de ses membres, de ses parties prenantes et de ses autres partenaires. Pour que votre organisation puisse communiquer efficacement avec ses membres, sa communauté et ses autres partenaires, vous devrez vous concentrer sur des stratégies qui vous aideront à obtenir un soutien pour votre organisation. 

Travailler avec la communication est déterminé par la compréhension qu’a l’expéditeur de l’interaction entre la réception et le produit de la communication (par exemple une vidéo sur YouTube). Il s’agit également pour vous et votre organisation de comprendre la situation dans laquelle la communication a lieu. Par exemple, le pays est-il en pleine crise de coronavirus ? Il ne sera donc pas pertinent de parler d’un grand événement qui aura lieu le week-end prochain. Ou si une Assemblée Générale doit avoir lieu prochainement, il serait bon de communiquer à ce sujet (Où cela se passe-t-il ? Quand ? Qu’est-ce qui se passera – suggestions pour changer les statuts, vote pour le président du conseil d’administration…). Et la dernière chose qu’il est important de ne pas oublier : Le groupe cible. Un groupe cible est un groupe auquel vous souhaitez communiquer. Il est composé de personnes, il est donc important de s’en souvenir : 

• Les gens ne font pas ce que nous disons qu’ils devraient faire – la plupart du temps. 
• Nous devons chercher à savoir pourquoi ils ne le font pas – quel est le problème ? 
• En tant qu’expéditeur, nous devons comprendre ce que nous voulons faire avec la communication – il est important d’avoir un objectif. 
• Nous devons connaître le groupe cible (ses connaissances, ses opinions, son comportement) afin de pouvoir résoudre le problème. 

Pour permettre le travail de l’organisation avec les groupes cibles, il est nécessaire que votre association soit consciente des besoins des groupes cibles et de la manière dont ses activités contribuent à répondre aux besoins du groupe cible. Lorsque vous connaissez votre groupe cible, votre position devient plus forte. Il existe plusieurs niveaux de connaissance de votre groupe cible. Elle peut être très basique, comme le sexe, l’âge, les intérêts et la géographie. 

Sensibilisation 

Atteindre les individus et les groupes en tant que publics cibles. Il est important pour votre organisation de nouer des relations avec les parties prenantes afin de promouvoir son programme, son plaidoyer et ses objectifs. Des relations positives contribueront également à bâtir la réputation de votre organisation. Vous devez développer des outils de communication pour communiquer avec vos publics cibles. L’utilisation d’outils de communication appropriés vous aidera à partager votre message sur les programmes et les activités de votre organisation avec votre public cible. Vous partagez également votre mission et votre vision avec eux, afin qu’ils se familiarisent et comprennent le travail et les objectifs de votre organisation. 

Tout d’abord, identifiez vos parties prenantes ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez entrer en contact. Il peut s’agir d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation qui s’intéresse ou se préoccupe de votre organisation. Cela n’inclut pas votre bureau ou votre personnel, mais ce sont par exemple vos membres et d’autres personnes extérieures à votre organisation qui reçoivent des avantages ou sont affectées par les actions, les objectifs et les politiques de votre organisation. En communiquant fréquemment avec vos parties prenantes, elles développeront la confiance et une relation avec votre organisation. N’oubliez pas que chaque partie prenante est différente. Veillez à ce que vos efforts de communication soient adaptés à chaque partie prenante. Par exemple, vos membres comprendront ce que vous entendez par “culture sourde” et “langue des signes”, mais le maire de votre ville, qui est entendant, ne le comprendra peut-être pas. Votre organisation doit énumérer plusieurs parties prenantes qui, selon vous, peuvent soutenir votre organisation, en bénéficier ou s’y impliquer. Le bureau de votre organisation peut vouloir se concentrer en priorité sur quelques parties prenantes à la fois, en fonction des besoins et des objectifs actuels de votre organisation. Développez des messages clairs et cohérents qui correspondent aux valeurs de votre organisation. Personnalisez les points de discussion pour les discussions avec différents publics (gouvernements, écoles, etc.) en réfléchissant à ce que votre public sait ou ne sait pas, aux raisons pour lesquelles il serait intéressé par un soutien ou une implication dans votre organisation, et à ce que vous aimeriez obtenir de lui. 

Comment commencer avec la communication externe ? 

Il existe un océan de modèles et de méthodes différents pour planifier la communication externe. Toutes les méthodes ont des avantages et des inconvénients. Ce module présente un modèle qui couvre de nombreuses perspectives différentes. Il est toujours bon de commencer par définir le problème. Lorsque nous utilisons le mot “problème”, il ne faut pas le comprendre comme un problème, mais plutôt comme une question. Vous devez déterminer ce que vous souhaitez atteindre et définir ce qu’est l’objectif. Pour atteindre un objectif, il est bon de cartographier le problème. FFOM est un outil simple et efficace utilisé pour créer une vue d’ensemble de l’organisation et de la façon dont elle gère en concurrence avec les autres. Il se concentre à la fois sur les relations internes et externes, et lorsqu’on comprend le FFOM, on connaît la position de l’organisation dans le monde. 

F : Forces 

F : Faiblesses 

O : Opportunités 

M : Menaces 

Quel est le rapport entre FFOM et la communication externe ? 

Lorsque vous comprenez les forces et les faiblesses de l’organisation, vous pouvez remarquer ce que vous faites bien et ce qui doit être amélioré. Par exemple, une faiblesse peut être le manque de capacité économique à se concentrer sur la communication externe (ressources humaines et divers outils tels que des ordinateurs ou des logiciels de montage vidéo). Ou le manque de motivation de vos employés. Une force peut être que l’organisation dispose de volontaires, qui sont doués pour faire des vidéos et sont créatifs avec leurs téléphones portables. Une opportunité peut être par exemple une subvention pour le développement des médias au sein de l’organisation, ou une bonne histoire que vous souhaitez partager (par exemple une célébration en langue des signes). Une menace peut être une autre organisation de personnes sourdes qui travaille dans un domaine similaire. Les menaces ne doivent pas être considérées comme négatives, mais comme quelque chose que vous pouvez neutraliser. Une coopération avec l’autre organisation de personnes sourdes serait-elle une opportunité ou une possibilité ? Ces exemples sont simples, mais ils peuvent vous montrer que FFOM st un bon outil, qui vous donne une vue d’ensemble. 

Médias sociaux 

Ce chapitre prend comme point de départ la communication externe sur les médias sociaux. Les médias sociaux désignent une plateforme sur internet, où les utilisateurs se rencontrent et interagissent. Il s’agit par exemple de Facebook, WhatsApp, des sites web, Twitter, Instagram et YouTube. Sur les médias sociaux, vous pouvez produire du contenu, par exemple du texte, des photos et des vidéos, qui peut être partagé avec d’autres utilisateurs. Les autres utilisateurs peuvent réagir à la publication que vous avez partagée. Par exemple, sur Facebook, on peut aimer la vidéo, et la vidéo peut être partagée sur la page de profil de l’utilisateur. Sur WhatsApp, d’autres personnes peuvent répondre à votre message par un pouce ou une question. Il existe de nombreuses façons de réagir – et les réactions des utilisateurs créent une interaction. Cette interaction est très importante, car elle contribue à donner de la valeur à l’organisation. Par exemple, si vous publiez sur Facebook un message sur la façon dont votre organisation travaille, par exemple, à la reconnaissance de la langue des signes, il peut être aimé et partagé tellement de fois qu’il amènera de nouveaux membres – et par exemple de nouvelles parties prenantes – qui, en fin de compte, peuvent être des facteurs qui aident la reconnaissance de la langue des signes à être un sujet de discussion au parlement de votre pays. 

Comment faire en sorte que mes membres aiment ma vidéo ? 

Quiconque travaille avec les médias sociaux sait qu’il est appréciable d’obtenir de nombreux “likes” ou réactions à son message. Mais qu’est-ce qui ne va pas, quand il y a des réactions négatives (shitshorm) ou pas de réactions du tout ? Nous allons étudier comment planifier la communication pour qu’elle devienne efficace, partageable et obtienne de nombreux “likes”. Lorsque vous produisez des contenus sur les médias sociaux, par exemple une vidéo sur WhatsApp, une photo sur Facebook ou un tweet sur Twitter, il est bon que vous ayez ces principes de base comme règle d’or.  

Importance – Identification – Sensationnel – Actualité – Conflit 

L’importance signifie que les nouvelles doivent être significatives pour le destinataire. Vous ne devez pas poster sur tout uniquement parce que vous le pouvez, car cela sera défilé vers le bas. La qualité prime sur la quantité.  

L’identification couvre le sens dans lequel le destinataire doit pouvoir s’identifier à la nouvelle. Le destinataire doit se reconnaître dans la situation qui lui est communiquée. 

Sensationnel signifie une nouvelle excitante. Par exemple, un sujet qui va créer des relations et donc une interaction. Une nouvelle qui attire l’attention. 

L’actualité signifie que l’on préfère que la nouvelle soit un thème pertinent. Vous ne devez pas publier de nouvelles sur un événement qui s’est produit il y a un mois. 

Conflit signifie passionnant et divertissant. Il n’est pas synonyme de commérage, mais il prend son point de départ dans une bonne histoire, dans laquelle le conflit peut conduire à un changement. 

En outre, vous devez également tenir compte du style du contenu. Où et comment le texte doit-il apparaître ? Doit-il y avoir des émojis et des smileys ? Doit-il s’agir d’un texte ou d’une vidéo ? Le langage doit-il être académique ou un langage utilisé par les jeunes ? Tout dépend du groupe cible que vous avez identifié ! 

Caractéristiques des destinataires de votre contenu 

• Situation de vie (où en est x dans la vie ?) 
• Perception de la pertinence (qu’est-ce qui ennuie x ?) 
• Besoin d’information (de quoi x a-t-il besoin ?) 
• Valeur de l’information (quelle est la valeur de x ?) 

Ces caractéristiques reposent sur l’idée que le destinataire est un être humain. Plus nous connaissons le destinataire, plus nous pouvons faire les choses correctement. Il est toujours bon de connaître le groupe cible. 

Plan de communication 

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour votre travail de communication externe sur les médias sociaux. 

Maintenant, la partie théorique a été élaborée, et il y aura des exemples pratiques sur la façon dont vous pouvez utiliser la théorie dans la pratique. 

Recadrage des messages 

Lorsque vous examinez les informations que vos membres et votre communauté possèdent sur votre organisation, vous pouvez constater que certaines informations ou certains messages sont erronés ou négatifs. Votre organisation devra alors recadrer les messages ; c’est une façon de changer ce que les gens disent de votre organisation et de rendre vos messages clairs pour les différentes parties prenantes en fonction de vos objectifs. Le recadrage des messages est le processus qui consiste à modifier l’image de votre organisation que d’autres personnes ou organisations voient. Par exemple, si vous ne publiez pas d’informations sur les programmes ou les activités sur votre site Web ou votre page Facebook, les gens pourraient dire que votre organisation est inactive et ne fait rien. Vous pouvez recadrer cette situation afin que les gens commencent à dire que votre organisation est active. Pour recadrer votre message, procédez comme suit :  

• Examinez ce que d’autres personnes pensent de votre organisation – vous pouvez réaliser une enquête ou interviewer certaines personnes.  
• Si l’image de votre organisation est négative, résolvez le problème. Si l’image de votre organisation est positive, renforcez ou améliorez l’image.  
• Le résultat de ce que vous avez fait pour résoudre le problème ou améliorer l’image est votre message recadré. 

Communication interne 

Non seulement la communication à l’extérieur de votre organisation est importante pour assurer le fonctionnement de l’association, mais une bonne communication interne est également essentielle pour engager les employés et les membres du bureau de votre association et pour que chacun reste concentré sur ce qui compte dans votre organisation. Qu’est-ce qu’une communication interne efficace et comment pouvez-vous communiquer efficacement dans votre organisation ? Cela nécessite un partage d’informations dans les deux sens, où les messages sont clairs et facilement compréhensibles. Il ne s’agit pas seulement d’échanger des informations, mais aussi de comprendre les émotions et d’écouter activement, afin de saisir tout le sens de ce qui est dit. Vous pouvez mettre en pratique certaines choses pour améliorer votre communication efficace, comme écouter activement et s’engager, être conscient de la communication non verbale et gérer vos émotions. La communication interne consiste à promouvoir une communication efficace au sein d’une organisation. Cela inclut les employés, la direction et les membres du bureau de l’association. Elle implique la production et la diffusion de messages au nom de la direction, ainsi que la facilitation d’un dialogue avec les personnes qui font partie de l’association. Cela peut aller de l’annonce d’une nouvelle politique à l’information de vos employés sur un événement à venir. 

1. Il permet de tenir informés vos employés et les membres du bureau. 

Tenir vos collaborateurs informés des événements à venir, des changements de politique et des mises à jour au sein de l’organisation contribue à créer un sentiment de transparence et d’ouverture. Une bonne communication interne consiste à faire passer le message à tout le monde, de préférence d’une manière qui les implique et les engage. 

2. Il aide à construire la culture de votre association. 

Chaque annonce, message, mise à jour joue un rôle dans la façon dont vos employés et les membres du bureau interprètent le paysage culturel de votre association : Ce qu’elle représente, qui elle apprécie, et pourquoi votre mission est importante. 

3. Il accroît l’engagement. 

Créer une conversation à double sens devrait être l’un des principaux objectifs de votre stratégie de communication interne. Vous devez partager ce sur quoi votre équipe travaille avec le reste de l’organisation. Les employés qui sentent que leur voix compte, que leurs idées valent la peine d’être écoutées, sont plus susceptibles de se dépasser lorsque votre association a besoin d’eux.  

4. Il crée un canal pour le retour d’information, le dialogue et la discussion. 

Pour promouvoir une communication ouverte au sein de votre association, votre stratégie de communication doit créer un espace pour le retour d’information, le dialogue, les réactions et la discussion publique des problèmes et des idées.