Mise en œuvre des activités 

Vue d’ensemble

Dans ce module, la mise en œuvre fait référence à la réalisation d’activités ou de projets. Votre organisation aide un groupe de personnes (groupe cible) avec des programmes et des services. Ceux-ci sont appelés produits et sont généralement fournis par le biais de projets et d’activités. Si vous pouvez développer un plan solide qui peut être mis en œuvre sans heurts, ces services seront couronnés de succès grâce à des activités de projet efficaces. Le plan doit réussir à atteindre les buts et objectifs développés par l’organisation – et l’organisation obtient les résultats prévus. Il est important de s’assurer que les activités correspondent à ce que veulent vos membres. En outre, lors de la mise en œuvre des activités, vous devez garder un œil sur le budget. Ainsi, la mise en œuvre des activités comprend : 

1. Activités de planification 
2. Atteindre les résultats 
3. Montant budgété dépensé 
4. Les activités correspondent à ce que veulent les membres 

Mettre en œuvre un projet signifie réaliser les activités proposées dans la demande dans le but d’atteindre les objectifs du projet et de fournir des résultats et des produits. Sa réussite dépend de nombreux facteurs internes et externes. Parmi les plus importants, citons une équipe de projet très bien organisée et un suivi efficace de l’avancement du projet et des dépenses budgétaires. La gestion globale doit être prise en charge par le chef de projet. Celui-ci doit disposer d’un système de gestion efficace et doit toujours faire preuve de souplesse face aux besoins actuels et aux changements de situation, car le projet est rarement mis en œuvre exactement selon le plan initial. 

La mise en œuvre d’un projet consiste à réaliser les activités dans le but d’obtenir les résultats escomptés et de suivre les progrès réalisés par rapport au plan de travail. Le suivi peut être défini comme le contrôle de la mise en œuvre du projet afin de maintenir le projet sur la bonne voie et d’atteindre les résultats escomptés du projet.  

L’application du projet qui a été approuvée est la base de référence pour la mise en œuvre du projet. C’est le principal document qui aide le gestionnaire de projet à suivre les progrès réalisés. La demande de projet contient les objectifs du projet, une description des activités pour les atteindre, et des indicateurs mesurables de production et de résultat pour montrer qu’ils ont été atteints. Cependant, vous ne devez pas vous attendre à ce que le projet soit mis en œuvre exactement comme prévu. Quelle que soit la qualité du plan initial, il y aura toujours des déviations au cours de la mise en œuvre. Il faut l’anticiper, et le but de la gestion de projet est de suivre cet écart, de s’assurer qu’il reste dans le cadre du projet, et de réorienter les activités pour revenir sur la bonne voie. Plus la mise en œuvre du projet est avancée, plus il est important de suivre systématiquement les choses pour éviter de trop s’éloigner du plan initial et de sortir du cadre du projet. N’oubliez pas non plus que de nombreuses modifications seront des améliorations. 

Le plan de travail est l’élément le plus important de la mise en œuvre du projet. Il sert à organiser efficacement le travail de l’équipe et à des fins de suivi et de rapport. Il est normal de préparer un plan de travail annuel et de le mettre à jour une fois par trimestre ou par semestre, selon les besoins. Réunir l’équipe de projet pour réfléchir aux progrès accomplis et aux prochaines étapes est un bon moyen de garder l’équipe de projet concentrée. Un plan de travail est généralement prévu pour utiliser une matrice qui traduit les produits et les résultats à long terme en activités et sous-activités gérables. Ce plan peut également être lié aux prévisions de dépenses budgétaires. 

Un projet est une série d’activités qui visent à résoudre des problèmes particuliers dans un délai donné et dans un lieu donné. Les investissements comprennent le temps, l’argent, les ressources humaines et matérielles. Avant d’atteindre ses objectifs, un projet passe par plusieurs étapes. Le suivi doit avoir lieu à toutes les étapes du cycle du projet et y être intégré. Les trois étapes de base sont les suivantes : 

• Planification du projet (analyse de la situation, identification du problème, définition de l’objectif, formulation de stratégies, conception d’un plan de travail et budgétisation) 
• Mise en œuvre du projet 
• Évaluation du projet 

Planification de la mise en œuvre des activités 

Une activité réussie se construit sur : 

• De grandes idées qui répondent à des besoins réels 
• Des objectifs qui peuvent être atteints 
• Les bonnes personnes et les bonnes ressources pour réaliser l’activité ou le projet 
• Participation et engagement dans la prise de décision 
• Excellente gestion 
• Plans pour l’avenir  

Vous devez vous assurer que les personnes ont les compétences adéquates par rapport aux activités. Les personnes travaillant dans l’organisation – membres, bénévoles et employés – doivent, dans la mesure du possible, posséder les qualifications et l’expérience nécessaires pour atteindre les objectifs et mettre en œuvre les plans. Vous devez vous assurer que le contenu des activités correspond à la vision. Vous devez discuter et inclure des idées dans la planification.  

Lorsque vous commencez à planifier votre activité, mettez en place une équipe de 2 à 4 personnes. Vous pouvez commencer votre planification par des discussions lors de votre réunion mensuelle d’organisation ou lors des réunions de commissions. Trouvez des personnes possédant différents types de compétences, comme l’organisation ou la budgétisation. Si votre activité est basée sur un projet, invitez une personne ayant déjà une expérience des projets locaux ou internationaux à vous aider à développer ou à rédiger votre proposition. 

Votre équipe devra répondre à plusieurs questions importantes : 

1.  Pourquoi planifiez-vous le projet/activité ? 
2.  Qui doit participer à la planification du projet/de l’activité ? 
3.  Quel est le projet/activité ?  
4.  Qu’espérez-vous réaliser avec le projet/activité ? 
5.  Qui bénéficiera du projet/de l’activité ? 
6.  Où le projet/activité aura-t-il lieu ? 
7.  Quand le projet/activité aura-t-il lieu ? 

Lorsque votre équipe a fini de répondre à ces questions, vous êtes prêt pour la planification formelle. C’est une bonne idée de consacrer une journée ou un week-end entier à la planification de votre projet. Cela s’appelle un atelier de planification de projet.  

Ensemble, dressez un inventaire des ressources humaines dans lequel vous dressez la liste des personnes qui peuvent travailler pendant le projet – personnel, bénévoles et participants. Pour chaque personne, décrivez les connaissances et les compétences qu’elle possède et le rôle qu’elle jouera dans le projet. 

Implementation

Relation avec le donateur pendant la mise en œuvre du projet 

Il est important pour le projet d’avoir vos activités en cours. Les activités aident généralement à atteindre l’objectif de votre projet. Vous devez prêter attention à votre relation avec vos donateurs. Au cours du projet, il est souhaitable de développer une confiance mutuelle avec les donateurs. Les organisations qui traitent directement avec les représentants des donateurs doivent le faire de manière franche et positive. Montrez-leur les succès et les échecs de votre organisation et les difficultés auxquelles vous êtes confronté. Si des rapports d’avancement sont spécifiquement exigés, ils doivent être envoyés dans les délais. Il est bon de tenir les donateurs bien informés par le biais de rapports d’avancement périodiques. Si possible, complétez les rapports écrits par des photographies illustrant l’avancement du projet. 

Mise en œuvre des activités – liste de contrôle 

Planification des activités 

• Avoir des plans écrits. 
• Vos activités sont clairement liées aux objectifs. 
• Le plan vous indique comment mettre en œuvre l’activité ou le projet. 
• Le plan comporte des échéances. 
• Vous pouvez changer les plans quand vous en avez besoin. 
• Vous avez établi des budgets avant le début du projet. 
• Vous pouvez modifier le budget au milieu de l’activité ou du projet si nécessaire.  
• Vous utilisez l’argent comme prévu. 

Atteindre les résultats 

• Vous atteignez plus de 80 % des choses prévues. 

Budget 

• Dans quelle mesure le montant budgétisé est-il dépensé ? 
• Plus de 80 % du budget a été dépensé 

Les activités correspondent à ce que veulent les membres 

• Les membres sont impliqués dans la décision de ce qu’il faut faire. 
• Vous demandez aux membres et tenez compte de leur avis dans vos décisions.

Assurer le suivi et tirer des enseignements du travail effectué 

• Vous disposez d’un système de suivi et d’évaluation 
• Disposez d’un plan / système spécifique pour le suivi et l’évaluation. Utilisez-le. 
• Vous devez surveiller tout le temps 
• Utilisez les informations que vous obtenez pour planifier de nouvelles choses 
• Utiliser les leçons apprises dans la planification 

Suivi et apprentissage du travail effectué  

Le suivi signifie que les résultats des activités ont été atteints comme prévu par le processus de planification. Il est très important que l’organisation ou l’équipe de projet surveille toutes les activités qui se déroulent au début et pendant le projet. C’est ce qu’on appelle le suivi. À la fin du projet, une comparaison entre le budget initial et les coûts réels, les objectifs et les résultats du projet est appelée évaluation. 

En vérifiant (surveillant) l’avancement du projet tout au long de celui-ci, l’équipe de projet et l’organisation sauront si tout se passe bien et seront prêtes si quelque chose ne va pas. Votre organisation doit apporter des changements ou essayer de résoudre le problème avant qu’il ne soit trop tard. Avec votre plan de travail et votre calendrier, vous pouvez vous assurer que vous suivez le plan et que vous terminez tout à temps. Parfois, le résultat n’est pas celui que vous attendiez, et quelque chose se passe mal au milieu d’une activité. Ce n’est qu’avec un suivi attentif que vous pourrez faire en sorte que votre projet respecte le calendrier et que vous puissiez atteindre vos objectifs. Les résultats escomptés sont ceux que vous souhaitez voir se produire une fois le projet terminé.  

Vous devrez décider de la manière dont vous allez découvrir si les changements ont bien eu lieu. Peut-être allez-vous interviewer une personne qui a participé au projet, compter le nombre de personnes qui assistent à votre formation ou demander à quelqu’un d’enseigner à un nouveau venu ce qu’il a appris dans le cadre du projet. 

Le suivi des progrès vous aidera également à faire l’évaluation finale une fois le projet terminé. 

• Examinez l’ensemble du projet et voyez si les activités ont respecté le calendrier. 
• Vérifiez si vous avez atteint tous les objectifs du plan de travail. 
• Réfléchissez aux raisons pour lesquelles certains aspects du projet étaient très bons alors que d’autres ne l’étaient pas. 
• Réfléchissez à ce qui pourrait être fait différemment la prochaine fois 

Même si l’évaluation a lieu une fois le projet terminé, vous devez réfléchir à la manière dont vous allez l’évaluer dès le début, lorsque vous planifiez votre projet. Vous devez penser aux personnes avec lesquelles vous travaillerez et à la manière dont elles vous montreront que le projet a réussi. Une idée est de poser les mêmes questions au début et à la fin de votre projet pour comparer les réponses et voir s’il y a eu des changements. 
Une fois toutes les informations recueillies, le rapport d’évaluation final doit contenir des informations sur les forces et les faiblesses du projet. Il doit montrer le succès du projet, mais aussi inclure des suggestions sur la façon dont les activités du projet peuvent être améliorées à l’avenir. Faire appel à des personnes extérieures au projet pour l’évaluer peut contribuer à renforcer l’évaluation finale. 

Suivi et rapport 

À la fin du projet, vous devez déterminer ce qu’il faut faire ensuite. Vous devez également évaluer si vous avez réussi à atteindre les objectifs que vous vous étiez fixés pour le projet. 

Suivi et évaluation. 

• Observer les activités/événements pour en assurer le succès. 
• Discutez avec les personnes participant aux activités/événements qui bénéficient du projet et enregistrez leurs réactions. 
• Comparez les résultats avec vos objectifs initiaux. 
• Rendre compte aux financeurs et au bureau de la réussite et des difficultés du projet. 

 Rapport 

• Au minimum, le rapport doit comparer les activités planifiées avec la façon dont elles ont été réalisées. Il est important de tirer parti des informations recueillies lors du suivi. 
• Les rapports d’activité doivent être envoyés à temps. 
• Le but du rapport est de tenir vos donateurs informés. 
• Montrez à vos donateurs les succès et les échecs de votre organisation et les difficultés que vous rencontrez. 
• Compléter les rapports écrits par des photos documentant l’avancement du projet.