Statuts

 

Vue d’ensemble : Statuts 

La partie la plus importante d’une organisation est ses statuts, parfois appelés Constitution ou Règlement intérieur de l’organisation, c’est-à-dire les règles écrites formelles que l’organisation doit suivre. Ils établissent les procédures pour la tenue des élections, l’organisation des réunions, les exigences de quorum, la structure des membres et d’autres parties importantes de votre organisation. Les statuts sont comme le “guide” de votre organisation. 

 Les statuts sont approuvés par les membres de l’organisation lors de l’Assemblée Générale et sont considérés comme supérieurs aux membres du bureau ou aux responsables exécutifs, guidant l’ensemble de l’organisation. Les opérations, activités et services de l’organisation sont dirigés par les statuts (règles). Les statuts aident l’organisation à se concentrer sur ses objectifs et à décider quelles activités correspondent à ses objectifs et à ce qu’elle veut accomplir. Ils expliquent également les rôles et responsabilités de ses dirigeants et les aident à bien fonctionner dans le travail de l’organisation. Avec toutes ces informations couchées sur le papier, votre organisation peut faire fonctionner les choses en douceur, donner des réponses aux questions difficiles et gagner beaucoup de temps lors de la discussion d’un problème. Votre organisation restera concentrée sur son objectif et mènera des activités dans ce but précis. 

Les statuts sont considérés comme un document formel et juridique et peuvent être utilisés lorsque l’organisation est contestée devant un tribunal ou en cas de conflit. De nombreuses agences gouvernementales exigent qu’une organisation ait des statuts, une constitution ou un règlement intérieur pour demander une certification ou un statut officiel.    

Rédiger vos statuts 

Si votre organisation est en train d’élaborer ses statuts, réfléchissez à l’objectif de votre organisation et à la manière dont le document juridique (les statuts) aidera votre organisation à atteindre ses objectifs. Vous pouvez rassembler des exemples de statuts d’autres organisations similaires, car cela aidera votre groupe à voir des idées et des styles différents que vous pourrez utiliser dans vos propres statuts. Vous devrez également décider qui rédigera les statuts. Souvent, ce sont les membres du bureau ou le comité exécutif qui rédigent et prennent les décisions, mais il est recommandé de faire participer diverses personnes à ce processus. Invitez ceux qui travailleront avec votre organisation et bénéficieront des activités et des services que votre organisation fournira. Pour accélérer le processus, vous pouvez diviser les tâches de rédaction en confiant à deux ou plusieurs personnes la rédaction de sections spécifiques. La première version de vos statuts peut suivre un modèle ou un plan, les personnes rédigeant différentes sections. Vous pouvez laisser des blancs sur des points spécifiques dont vous n’êtes pas sûrs et les détails peuvent être discutés tous ensemble en groupe. 

C’est également le moment de vous demander si vos statuts sont équitables et démocratiques. Répartissent-ils le pouvoir dans votre organisation de manière équitable? Permettent-ils aux membres de s’exprimer suffisamment sur la façon dont l’organisation est gérée ? Prennent-ils en compte une perspective de genre et de diversité ? Si l’ensemble des membres doit voter sur les statuts, vous devez déterminer comment cela va se passer, surtout si le nombre de membres est élevé. Le plus simple est peut-être d’envoyer une lettre expliquant qui les a rédigés, quel a été le processus, etc. et de fournir un formulaire d’approbation/désapprobation à renvoyer. Si vous procédez de cette façon, il devrait y avoir une date limite pour recevoir les votes, et les décomptes seront faits sur la base de l’ensemble des membres ou du nombre de votes reçus. Une autre option serait de désigner une réunion au cours de laquelle les statuts seront votés et de donner aux membres un préavis écrit de la réunion. 

Apportez toutes les modifications convenues aux statuts et réunissez-vous à nouveau pour revoir le projet final. Lorsque tout le monde est convaincu que les changements ont été effectués correctement et que les statuts sont tels qu’ils devraient être, vous devriez voter pour approuver les statuts. La date à laquelle la version finale a été approuvée doit apparaître au bas des statuts dans toutes les copies futures.  

Tous les dirigeants, les membres du bureau et les présidents de commission doivent recevoir des copies des statuts. Vous devez également en remettre des exemplaires à tous les membres ou les rendre facilement accessibles à ceux qui le souhaitent. Vous pouvez également réaliser une vidéo expliquant les statuts en langue des signes et la mettre à disposition sur le site web de votre organisation pour que chacun puisse la regarder.

Contenu de vos statuts 

La première section des statuts d’une organisation portant sur les objectifs et les opérations doit comporter les éléments suivants : 

• Nom de l’association / organisation 
• Adresse / localisation de l’association / organisation 
• Logo 
• Mission 
• Vision 
• Objectifs 
• Activités 
• Langues 
• Les relations 

Définir clairement l’objectif de votre groupe vous aidera à rester concentré. L’objectif principal sera-t-il d’ordre social, politique ou autre ? L’organisation se concentre-t-elle sur une seule question, un ensemble de questions, une zone géographique ou une population spécifique ? Qui est votre groupe cible ? Répondez à ces questions ensemble et assurez-vous qu’elles sont clairement énoncées dans vos statuts. 

Dans la deuxième section, vous vous concentrez sur l’adhésion. Expliquez les droits dont ils disposent, leurs limites et les conditions d’adhésion. Il convient également d’indiquer clairement les frais exigés, les exigences en matière de présence et toute raison pour laquelle l’adhésion peut être invalidée. Mentionnez les autres types d’adhésion et leur signification, comme l’adhésion à titre honorifique.  

• Catégories de Membres 
• Procédures d’Adhésion 
• Devoirs, Avantages et Droits des Membres 
• Devoirs, Avantages et Droits des Membres Affiliés 
• Devoirs, Avantages et Droits des Jeunes Membres. 

Ensuite, vos statuts doivent contenir des informations sur les responsables et le processus décisionnel de votre organisation. Ils peuvent inclure des détails sur la structure et le système de l’organisation, qui rend compte à qui pour la gouvernance. Si votre organisation a un directeur, les statuts expliqueront que le directeur est engagé et supervisé par les membres du bureau. S’il y a d’autres membres du personnel, ces informations ne figureront pas dans les statuts mais font partie du fonctionnement quotidien de l’organisation. 

Des informations supplémentaires dans les statuts doivent expliquer le but, la procédure et/ou les responsabilités : 

• L’Assemblée Générale 
• Délégués 
• Directives 
• Fonctions 
• Votes 
• Assemblées Extraordinaires 
• Assemblées 
• Fonctions de l’Assemblée 
• Quorum 
• Procès-verbal. 

Vos statuts doivent expliquer clairement comment les décisions doivent être prises et combien de membres et/ou de responsables sont nécessaires pour atteindre le quorum (le nombre minimum de personnes qui doivent être présentes pour que les affaires officielles aient lieu). 

La quatrième section porte sur l’administration et la manière dont l’organisation est gérée par les membres du bureau. Les statuts doivent expliquer les bureaux officiels du groupe: 

• Titres 

• Fonctions requises 

• Durée des mandats 

• Procédure de vote 

• Procédure de nomination 

• Comment démettre quelqu’un de ses fonctions 

Des informations supplémentaires sur l’équipe de direction ou le personnel peuvent également être ajoutées ici. Autres informations pouvant être incluses dans cette section : 

• Remplacement des membres du bureau 
• Réunions du Bureau 
• Fonctions de la réunion du bureau 
• Comités 

Indiquez clairement quels seront, le cas échéant, les comités permanents, comment les comités spéciaux seront formés, comment les présidents des comités seront choisis et comment les membres seront nommés à ces comités. Les comités permanents sont permanents et les comités spéciaux sont à court terme pour accomplir une tâche ou un projet spécifique.  

Si vous avez d’autres groupes impliqués dans votre organisation, tels que des représentants régionaux, des délégués ou une section jeunesse, indiquez ici les informations les concernant. 

Il est très important pour les statuts de votre organisation d’avoir des détails sur la façon dont les finances sont gérées, comment les dossiers sont conservés et quel type de contrôle/suivi et d’audit sera effectué, et par qui.  

Enfin, incluez des informations sur les amendements et la manière dont les changements aux statuts doivent être effectués. Habituellement, cela nécessite un préavis et un vote à la majorité des deux tiers. Il est recommandé de dire à vos membres, lors de deux réunions consécutives, qu’une modification des statuts sera mise au vote lors de la troisième réunion ou d’envoyer un avis à tous les membres leur indiquant qu’une modification des statuts sera mise au vote et quand. 

Statuts inclusifs 

De nombreux membres sont victimes de discrimination en raison de leur origine. Il est important que votre organisation soit inclusive et accueille tout le monde. Lorsque vous créez des politiques et une représentation, vous devez prendre en compte différentes questions pour vous assurer que votre organisation est inclusive. Un large éventail de personnes participe-t-il à vos activités et réunions ? Si ce n’est pas le cas, pourquoi ? Peut-être y a-t-il des aspects pratiques qui empêchent certaines personnes d’utiliser votre groupe et d’assister à vos réunions (comme l’heure de vos réunions ou le lieu où vous vous réunissez). Pourriez-vous faire en sorte qu’il soit plus facile pour les parents de venir à vos réunions en changeant l’heure à laquelle vous les tenez ou en ayant un coin jeux à la réunion ? Pouvez-vous changer la façon dont vous répartissez les tâches et les rôles, afin de vous assurer qu’un éventail de personnes puissent se faire entendre ? Par exemple, pourriez-vous encourager davantage de femmes à assumer des rôles tels que la présidence des réunions ? 

 Votre organisation traite-t-elle parfois les gens différemment, ou n’inclut-elle pas des personnes en raison de caractéristiques telles que le sexe ou la race ? Si une personne se sent harcelée, que doit-elle faire ? À qui doit-elle en parler ? Que fera l’organisation à ce sujet ? Comment allez-vous soutenir et protéger la personne qui se sent harcelée ou intimidée ? Vous devez prendre en compte la sécurité de vos membres. Les gens se sentiront-ils en sécurité dans le bureau ? Quelles mesures prendront-ils pour assurer la sécurité des femmes ? Par exemple, si vos réunions ont lieu le soir, les femmes pourraient ne pas se sentir en sécurité pour venir parce qu’elles craignent de rentrer seules chez elles le soir. 

Comment allez-vous vous assurer que tout le monde est au courant de votre code de conduite ? Les membres de votre bureau, les membres du personnel et les membres doivent savoir que la discrimination est inacceptable. Par exemple, vous pouvez inclure un paragraphe sur la discrimination dans vos statuts. Par exemple, vous pouvez déclarer que votre organisation n’accepte aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, la sexualité, la religion ou le handicap. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la manière de rédiger des statuts sexués.  

Statuts sexués 

Il est de plus en plus courant que les statuts des organisations mettent en place des systèmes de quotas pour promouvoir l’égalité des sexes. Par exemple, dans de nombreuses cultures et communautés, les membres du bureau ont tendance à être dominés par les hommes, car peu de femmes ont la liberté et le courage de se présenter aux élections. La participation des femmes peut être renforcée lorsque les statuts de l’organisation établissent l’essence de la représentation des deux sexes. Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez inclure les perspectives de genre : 

Mission de l’organisation

Les statuts doivent poursuivre les intérêts et les agendas des deux sexes. Il est important de tenir compte de la dimension de genre, car les contributions des hommes et des femmes sont nécessaires pour qu’une organisation réalise son plein potentiel. Cet objectif ne peut être atteint qu’en poursuivant les intérêts des deux sexes. 

Exemple : “L’association nationale de xxx favorise la prise de conscience et la réalisation du plein potentiel d’égalité, d’autonomie, de participation et d’influence des hommes, femmes, garçons et filles sourds.” 

 L’adhésion

Comment l’organisation encourage-t-elle la participation des deux sexes? 

Veuillez considérer : 

• Doit-elle prendre des mesures particulières pour assurer l’inclusion de différentes catégories de membres en termes d’âge, de position sociale, de situation géographique ? 
• Faut-il créer des organes spéciaux, tels que des sections pour les jeunes ou les femmes ? Comment cela affectera-t-il, par exemple, les possibilités pour les femmes d’influencer les politiques et de fixer l’ordre du jour au sein de l’organisation ? 

Exemple : “L’organisation doit encourager la participation des deux sexes. L’organisation doit s’assurer que les membres se sentent en sécurité pour participer aux activités organisées par l’organisation.” 

Political leadership

Il est important de tenir compte du leadership politique, car les règles électorales peuvent influencer les chances des femmes d’être élues. 

Veuillez considérer : 

• Le sexe du président doit-il être différent de celui du vice-président ? 
• Faut-il utiliser un système de quotas pour garantir un nombre égal d’hommes et de femmes dans le bureau ou au comité exécutif ? 
• Le sexe défavorisé a-t-il besoin d’une formation ou d’un enseignement particulier pour pouvoir participer de manière égale à la prise de décision ? 

Exemple : ” L’Assemblée Générale élit un membre homme et un membre femme dans chacune des quatre grandes régions du pays. “ 

Règlement intérieur sexué 

Les règles de procédure ne s’appliquent pas uniquement aux membres du bureau, mais peuvent également décrire d’autres types de prise de décision au sein de l’organisation, notamment les comités et les groupes de travail. Les procédures peuvent favoriser un sexe par rapport à l’autre, directement ou indirectement, donnant lieu à un déséquilibre entre les sexes dans la prise de décision ou la distribution des avantages. Des règles de procédure explicitement sexuées peuvent favoriser la participation égale des hommes et des femmes. Une participation active et efficace nécessite un travail préparatoire adéquat. Des règles adéquates permettront aux hommes et aux femmes d’avoir les mêmes chances de rassembler des informations et de préparer leurs arguments, et donc d’avoir le même accès pour influencer le cours du débat. Des règles soigneusement étudiées pour la conduite des réunions peuvent éviter la domination informelle des hommes sur les femmes membres du bureau, notamment dans les cultures où les femmes ont été moins formées que les hommes à imposer leur point de vue dans les discussions et la prise de décision. 

Veuillez considérer : 

• Quel est le meilleur moment pour organiser des réunions pour les membres hommes et femmes ? 
• Qui préparera l’ordre du jour ? Quelles sont les possibilités pour les hommes et les femmes de suggérer des points à l’ordre du jour ? 
• Y a-t-il un besoin de formation pour les femmes ou les hommes en relation avec le travail du bureau ? Par exemple, la sensibilisation aux questions de genre ? 
• Les hommes et les femmes sont-ils représentés de manière égale dans les structures et les organes directeurs de l’organisation, et que fait-on pour s’en assurer ? 
• L’organisation est-elle ouverte aux membres hommes et femmes ?  

Exemple : “Les deux sexes doivent être représentés dans la structure et les organes de direction de l’organisation.” 

Pour plus d’informations, veuillez consulter l’annexe 1 : Un modèle de constitution d’une organisation nationale de sourds ; l’annexe 2 : Un modèle d’ordre du jour pour une assemblée générale annuelle ; et l’annexe 3 : Un modèle de procès-verbal d’une réunion. 

Utilisation de vos statuts 

Une fois que vos statuts sont approuvés et en vigueur, assurez-vous que votre organisation et ses membres les utilisent ! Vous pouvez désigner un responsable ou un consultant qui conseillera les dirigeants, le personnel et les membres sur les procédures à suivre et veillera à ce que les réunions se déroulent sans heurts et conformément à vos statuts. Il peut aider à rappeler aux gens que l’organisation, un membre du personnel, un membre du bureau ou un membre régulier fait quelque chose qui n’est pas conforme aux statuts. Il est recommandé que : 

• Vos dirigeants s’efforcent de garder les statuts à l’esprit lorsqu’ils effectuent leur travail d’organisation. 
• Une copie des statuts est disponible lors des réunions. 
• Si vous avez des questions sur la manière de faire quelque chose, consultez les statuts pour trouver la réponse. 

Si vous connaissez une situation à laquelle vous n’avez pas pensé lors de la rédaction de vos statuts, vous pouvez envisager d’ajouter cette information aux statuts à l’avenir. 

Il est recommandé de se réunir en groupe de temps en temps pour passer en revue vos statuts et aider votre bureau, votre personnel et vos membres à se souvenir de ce qu’ils contiennent. Cela permettra également aux membres de s’assurer que les statuts montrent la bonne direction de l’organisation ou si des changements ou des clarifications doivent être apportés. Des amendements aux statuts peuvent être suggérés à tout moment, et vous déciderez si vous voulez qu’un groupe de membres ou le bureau décide des changements à proposer à l’Assemblée Générale. 

Les statuts peuvent être faciles à rédiger et encore plus faciles à modifier si vous êtes bien organisé et si vous avez un bon plan pour le faire. Le fait de suivre un plan simple et d’avoir des statuts solides contribuera à réduire la confusion et à encourager tout le monde à se mettre d’accord sur les objectifs de l’organisation et sur la manière dont elle doit être gérée.