Rôles Et Responsabilités
Sujets
- Division of duties between board and staff
Objectifs
- Connaître les différents rôles et responsabilités attribués aux membres du bureau et aux membres du personnel d’une organisation.
Définitions
Membres du bureau : un comité ou un groupe de personnes ayant des pouvoirs de direction pour une organisation.
Gouvernance : suivre la politique, les actions et les affaires d’une organisation.
Gestion : diriger, diriger, superviser et gérer une organisation.
Vue d’ensemble
Une structure organisationnelle forte est très importante pour s’assurer que l’organisation suit sa mission et atteint ses objectifs. Une organisation ne peut pas fonctionner sans mettre en œuvre des responsabilités organisationnelles. Les responsabilités organisationnelles adoptent une approche équilibrée pour s’assurer que l’organisation fonctionne toujours efficacement et qu’elle profite à ses membres. La délégation est un facteur clé des responsabilités organisationnelles. Il incombe à l’organisation de répartir ces tâches. La répartition des tâches maintient la structure organisationnelle et aide les individus de l’organisation à s’engager dans leurs tâches et responsabilités. Les dirigeants de l’organisation attribuent les tâches au personnel ou aux équipes appropriés.
Les personnes qui travaillent pour une organisation peuvent être appelées son personnel ou le personnel qui exécute une tâche assignée. L’expertise, les compétences et les connaissances de chaque membre du personnel contribuent à la réussite de l’organisation. Lorsqu’une tâche leur est confiée, les membres du personnel ont le devoir de l’accomplir et d’en rendre compte au directeur exécutif. Un employé est un travailleur qui est embauché pour effectuer un travail.
La structure organisationnelle est le fondement du développement de toute organisation. Elle nécessite une structure bien définie. Elle définit la clarté entre les employés et leurs supérieurs hiérarchiques et les employés sont conscients de ce que l’employeur attend d’eux afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes pour répondre aux attentes. Elle réduit le taux de confusion et l’organisation fonctionne de manière harmonieuse.
Répartition des tâches entre les membres du bureau et le personnel
Il n’est pas toujours facile, ni même possible, de tracer une ligne claire entre la gouvernance et la gestion. Le rôle des membres du bureau est de diriger, d’orienter et de veiller à ce que l’organisation fonctionne efficacement. Ils jouent un rôle de surveillance. Les membres du bureau sont chargés de superviser les activités de l’organisation. Le bureau doit fournir un objectif, un leadership et une stratégie globale, et il a la responsabilité d’assurer au public que les finances de l’organisation sont saines, que ses opérations sont légales et que ses procédures fonctionnent.
Direction
Le bureau veille à la mission de l’organisation et, par le biais de directives, l’oriente dans la bonne direction.
Surveillance
Le bureau surveille les activités, la santé et le comportement éthique de l’organisation.
Ressources
Le bureau veille à ce que l’organisation soit bien équipée pour remplir sa mission – finances adéquates, personnel compétent et réputation estimée.
Le directeur exécutif gère les affaires courantes de l’organisation, soutient le bureau en lui fournissant des informations et des idées stratégiques, gère les affaires de l’organisation en assurant une planification, une coordination et une mise en œuvre appropriées des projets pour soutenir la mission de l’organisation.
Le Directeur Exécutif, quant à lui, est chargé de faire bouger les choses avec l’aide du reste du personnel. Le rôle du personnel est de gérer, de mettre en œuvre et d’effectuer le travail qui aide l’organisation à réaliser sa mission et son objectif général. Les membres du personnel contribuent à la réalisation des objectifs de l’organisation et apportent leur expertise sur différents projets et tâches. En général, les membres du bureau envisagent l’avenir de l’organisation, et le directeur exécutif et les membres du personnel font de cette vision une réalité. Les membres du bureau assurent la supervision, tandis que le directeur exécutif et les membres du personnel s’occupent de la mise en œuvre. Mais qu’est-ce que cela signifie dans la pratique ? Les membres du bureau et le directeur exécutif travaillent ensemble pour déterminer comment l’organisation peut réaliser au mieux sa mission.
En termes généraux, les membres du bureau supervisent et guident le directeur exécutif et les membres du personnel. Les membres du bureau veillent à ce que l’organisation reste alignée sur sa mission et ses valeurs. Plus précisément, les membres du bureau supervisent les domaines suivants : 1. La gestion, 2. les finances, 3. le programme. La surveillance de la gestion signifie que les membres du bureau sont chargés de s’assurer que l’association des personnes sourdes est bien gérée. Les membres du bureau sélectionnent le directeur exécutif et décide de son rôle. Les membres du bureau soutiennent le directeur exécutif et évalue ses performances. Les membres du bureau ont le pouvoir d’engager et de révoquer le directeur exécutif. En outre, les membres du bureau assurent une surveillance financière adéquate, notamment en établissant et en approuvant un budget annuel. Les membres du bureau s’assurent que les ressources financières sont disponibles. De nombreux membres du bureau s’assurent que l’organisation dispose de l’argent dont elle a besoin. Enfin, dans le cadre de la surveillance des programmes, les membres du bureau veille à ce que des programmes soient mis en place pour promouvoir la mission et les objectifs de l’organisation.
Bien que le rôle des membres du bureau soit de superviser, il arrive souvent que les membres du bureau engagent un employé clé pour mettre en œuvre ces politiques, programmes et initiatives. Cette personne est souvent appelée directeur exécutif. Le directeur exécutif est plus impliqué que les membres du bureau dans les opérations quotidiennes de l’organisation. Le directeur exécutif a généralement trois domaines de responsabilité : 1. La gestion du personnel, 2. le développement et la gestion des projets et des programmes et 3. Informer les membres du bureau. La gestion du personnel signifie que le directeur exécutif recrute, supervise et motive le personnel de l’organisation. Le directeur exécutif collabore avec le personnel pour élaborer des politiques visant à guider l’organisation et des programmes pour remplir sa mission et sa vision. Le directeur exécutif doit également tenir les membres du bureau informer des activités de l’organisation. Le directeur exécutif assiste aux réunions des membres du bureau et maintient des lignes de communication ouvertes avec les membres du bureau.
Il existe également des responsabilités partagées où les membres du bureau et le directeur exécutif de l’organisation doivent également travailler ensemble sur des projets plus larges qui sont importants pour le bien-être de l’organisation. Les membres du bureau et le directeur exécutif doivent travailler ensemble à l’élaboration d’un plan stratégique pour guider l’organisation. Les membres du bureau et le directeur exécutif élaborent un plan financier afin de garantir que l’organisation dispose des ressources nécessaires à la réalisation du plan stratégique. Les membres du bureau et le directeur exécutif doivent mettre en œuvre des évaluations de l’organisation pour s’assurer que celle-ci reste fidèle à sa mission et est efficace.
Le rôle et les responsabilités de tous les membres du personnel et du bureau doivent être clairement définis. En comprenant leurs rôles, leurs responsabilités et leurs devoirs, ils peuvent s’acquitter efficacement des tâches qui leur sont confiées.
Ce que l’on attend d’un membre du bureau dépend du type d’organisation et de bureau, et de la présence ou non de membres du personnel capables d’effectuer le travail quotidien de fonctionnement de l’organisation (voir le module 4 Membres du bureau pour plus d’informations). La gouvernance d’une organisation peut inclure des activités qui suivent la vision, la mission et les objectifs de l’organisation. Ces activités consistent par exemple à améliorer la vie de leurs membres, à s’assurer qu’ils respectent les statuts de l’organisation et à trouver des moyens de développer le travail de l’organisation et son expansion future. La gestion tend à inclure des activités quotidiennes telles que la comptabilité, le maintien des programmes et des services, les besoins financiers, etc. La gestion tend à être assurée par les membres du personnel si l’organisation peut les engager.
On peut attendre du bureau qu’il fasse ce qui suit :
| Surveillance | Action | Représentation |
| Suivre la mission et la vision de l’organisation | Approuver les plans et rapports annuels | Les intérêts et les besoins des membres auprès du gouvernement, de la communauté des personnes handicapées et de la communauté en général. |
| Direction de l’organisation | Avoir des politiques et des procédures organisationnelles en place | Bonnes relations avec les membres |
| Suivi interne et financier | S’assurer qu’il existe des programmes et des services pour les membres sourds et la communauté. | Partenariat avec d’autres organisations et parties prenantes |
Exemple de répartition des responsabilités entre les membres du bureau et le personnel
|
Membres Du Bureau |
Personnels |
Joint |
| Avoir le dernier mot lors de la détermination des objectifs annuels | Fournir des informations aux membres du bureau, y compris des recommandations d’action | Discuter des idées et former des objectifs à long terme |
| Fixer des objectifs à long terme | Déterminer les besoins de la communauté | Planification des stratégies organisationnelles |
| Finaliser le budget, approuver tout changement ou ajout au budget. | Gérer les programmes et rendre compte de leur avancement | Concevoir des programmes pour réaliser la mission |
| Assumer la responsabilité des documents financiers de l’organisation | Organiser les événements approuvés par les membres du bureau | Proposer des idées de collecte de fonds |
| Assumer la responsabilité de toutes les questions juridiques | Mise en œuvre des décisions des membres du bureau | Veiller à ce que les réalisations soient reconnues et documentées |
| Assumer la responsabilité des Assemblées Générales annuelles, des audits annuels | Mener les opérations quotidiennes | Promouvoir l’association des personnes sourdes |
| Nommer les vérificateurs et approuver la vérification des dossiers financiers. | Suivi et gestion des opérations quotidiennes |
Mission
| Membres du bureau | Directeur exécutif |
| Approuver la mission, la vision, les valeurs, le plan stratégique | Travailler avec les membres du bureau pour développer la mission, la vision, les valeurs et le plan stratégique. |
| Examiner et approuver le plan annuel de mise en œuvre afin de garantir la cohérence avec le plan stratégique. | Élaborer un plan de mise en œuvre annuel et informer les membres du bureau lorsque les étapes du plan de mise en œuvre sont atteintes. |
Surveillance
| Bureau : En général | Directeur exécutif : Mise en œuvre |
| Approuver des politiques pour guider et protéger l’organisation, les membres du bureau et le personnel. | Supervise les opérations quotidiennes |
| S’assurer que toutes les exigences légales sont en place. | Engager le personnel et lui déléguer des responsabilités opérationnelles |
| Engage le directeur exécutif et lui délègue les opérations quotidiennes. | Informe les membres du bureau |
| Attend des rapports réguliers du personnel |
Planification et évaluation
| Membres du bureau : Cadre stratégique | Directeur exécutif : Plans stratégiques et opérationnels |
| Adopter un cadre stratégique global pour l’organisation | Veille à ce que la planification stratégique se fasse avec la participation appropriée des membres du bureau |
| Participer activement aux sessions stratégiques | Diriger la planification opérationnelle et approuver les plans pour le personnel |
| Évaluer annuellement la performance du directeur exécutif et déterminer la rémunération appropriée | S’assurer de l’existence d’un processus pour la performance du personnel, approuver la rémunération du personnel. |
| Évaluer régulièrement les performances des membres du bureau | |
| Par le biais des rapports du personnel, évaluer la réalisation des objectifs de l’organisation. |
Finances
| Membres du bureau | Directeur exécutif : Gestion financière |
| Approuver le budget annuel et contrôler les rapports financiers du personnel. | Avec l’aide du personnel financier, préparer le budget annuel et fournir au conseil des états financiers réguliers. Rendre compte au bureau des flux de trésorerie, du budget aux dépenses réelles. |
| Approuver les politiques de contrôle interne | Collaborer avec les membres du bureau pour élaborer des politiques financières et des contrôles internes. |
| Engage un vérificateur financier et examine la vérification | Répondre aux conclusions des auditeurs |
| Examiner les indicateurs financiers et veiller à ce que les ajustements soient effectués | Établir les paramètres des revenus et des dépenses, déterminer les dépenses spécifiques dans le cadre des lignes budgétaires approuvées. |
| Approuver la stratégie de collecte de fonds | Collaborer avec les membres du bureau pour élaborer et mettre en œuvre une stratégie de collecte de fonds. |
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Définir les politiques financières globales et assurer des contrôles internes appropriés.
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Avec le personnel, s’occuper des opérations financières quotidiennes et contrôler la trésorerie.
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| Approuver les achats et les réparations dans le cadre du budget global | Élaborer et mettre en œuvre une politique en matière d’achats, agir dans le cadre du budget approuvé et conserver une piste de vérification. |
Programmes/projets
| Membres du bureau | Directeur exécutif |
| S’assurer que les programmes et les projets atteignent leurs objectifs | Élaborer et mettre en œuvre des programmes et des projets |
Gestion du personnel
| Membres du bureau | Directeur exécutif |
| Embaucher et évaluer le directeur exécutif | Embaucher et superviser tous les autres employés dans le cadre du budget approuvé. |
| Approuver les politiques du personnel et examiner les informations sur les salaires | Fixer la rémunération et les avantages sociaux de chaque employé |
| Prend la décision finale de licenciement du directeur exécutif. | Prend la décision finale de licenciement pour tous les autres employés. |
| Établir les affectations, les objectifs annuels et le plan de travail avec le directeur exécutif. | Établir les affectations des employés, les objectifs annuels et les plans de travail pour tous les autres employés dans le cadre d’un budget approuvé. |
| Gère les griefs des employés lorsqu’ils sont liés au directeur exécutif. | Gère les griefs des autres employés lorsqu’ils sont liés à d’autres personnels. Les griefs s’arrêtent au directeur exécutif. |
Mentions légales
| Membres du bureau | Directeur exécutif |
| S’assurer que l’organisation est correctement gérée | Fournir des informations au bureau pour démontrer que l’organisation est bien gérée. |
| Maintenir le statut légal et s’assurer que les documents appropriés sont soumis aux agences gouvernementales. | Compile les informations pour les obligations de déclaration annuelle |
| Signale aux membres du bureau toute situation susceptible de se produire ou s’étant produite qui met en péril le statut juridique de l’organisation. |
Prise de décision
| Membres du bureau | Directeur exécutif |
| Définit et communique le rôle des membres du bureau et du directeur exécutif dans la prise de décision. | Prend toutes les décisions, sauf celles qui sont explicitement réservées au bureau. |
| Participe à la prise de décision organisationnelle |
Travailler ensemble
Un partenariat efficace entre les membres du bureau et le personnel nécessite une clarification des rôles et une répartition des responsabilités. Une relation fructueuse entre les membres du bureau et le personnel exige :
- Processus et procédures appropriés
- Des rôles de gestion clairement définis
- Des frontières définies
- Des limites claires à l’autorité du personnel
- Directeur exécutif dont les performances sont contrôlées par les membres du bureau
1. Les membres du bureau permettent-ils au personnel d’effectuer son travail ?
Les membres du personnel doivent pouvoir utiliser leur expertise et leur expérience pour exécuter les décisions du bureau, sans avoir à revenir devant le bureau pour approuver des changements mineurs.
2. Les membres du bureau autorisent-t-ils le directeur exécutif à gérer le personnel ?
Les membres du bureau ne doivent jamais saper l’autorité du directeur exécutif en donnant des instructions à un membre du personnel. Si les membres du bureau font confiance au directeur exécutif, toutes les affaires doivent être menées par ce dernier. Si tel n’est pas le cas, les membres du bureau doivent prendre des mesures pour remplacer le directeur exécutif par une personne de confiance.
3. Les membres du bureau connaissent-ils, comprennent-ils et soutiennent-ils la répartition des responsabilités ?
Si les membres du bureau proposent des actions ou des motions qui s’aventurent trop loin dans le territoire opérationnel entre le bureau et le personnel, le président doit les ramener en arrière. Si cela se produit souvent, le bureau devra peut-être réserver une séance pour passer en revue ses rôles et ses attributions afin de les clarifier.
4. Les membres du personnel connaissent-ils, comprennent-ils et soutiennent-ils la répartition des responsabilités ?
Les membres du bureau doivent autoriser toutes les politiques importantes et tous les changements de politiques. Ces décisions et les raisons qui les motivent doivent être documentées et mises à la disposition du personnel. Si le personnel peut formuler des recommandations d’action, il ne doit pas pour autant diriger les opérations. Cela signifie que les membres du bureau doivent se voir offrir des options, et non se voir simplement présenter une décision unique à signer.
Guide de l’animateur
Tips
Have a copy of the organization’s statues for discussion about the organization’s board and their purpose, roles and responsibilities and activities. If possible, have the statutes shown on the board for all to see.
Activités suggérées
- Discutez des rôles et des responsabilités de chaque membre du bureau et déterminez s’ils suivent ce qu’on attend d’eux.
Questions de discussion possibles
- Les rôles et responsabilités des membres du bureau et du personnel sont-ils clairs pour tous ?
- Votre bureau permet-il à votre personnel d’effectuer son travail ?
- Votre bureau autorise-t-il le directeur exécutif à gérer le personnel ?
- Votre bureau connaît-il, comprend-il et soutient-il la répartition des rôles et des responsabilités ?
- Les membres de votre personnel connaissent-ils, comprennent-ils et soutiennent-ils la répartition des rôles et des responsabilités ?
Authors
This module has been developed by
Ablavi Dziku
Author
Veera Elonen Knudsen
Author
Kasper Bergmann
Editor